Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten findet heute fast vollständig über Microsoft Teams und SharePoint statt.
Doch ohne klare Regeln entstehen schnell unübersichtliche Gastzugriffe: unterschiedliche Einladungswege, fehlende Verantwortlichkeiten und Gäste, die jahrelang im System bleiben, obwohl sie längst keinen Zugriff mehr benötigen.
Da alle externen Benutzer technisch in Entra ID geführt werden, ist ein sauber geregelter Prozess entscheidend, um Teams‑ und SharePoint‑Umgebungen sicher und effizient zu halten.
Typische Herausforderungen bei Gastzugriffen in Teams & SharePoint
Unkontrollierte Gästezugriffe wirken sich direkt auf die Sicherheit und Struktur der gesamten Microsoft‑365‑Umgebung aus.
Häufige Probleme ohne Governance:
- Gäste werden ohne klare Vorgaben in Teams oder SharePoint eingeladen
- Niemand fühlt sich für externe Benutzer verantwortlich
- Externe erhalten Zugriff, ohne dass eine Genehmigung stattfindet
- Inaktive Gäste bleiben ewig im Tenant
- Hoher manueller Aufwand für IT und Owner
Unsere Hausordnung für sichere Gastzugriffe in Teams und SharePoint
1. Einladungsregeln für kontrollierte Zusammenarbeit
Teams‑Benutzer laden Gäste ausschliesslich nach definierten IT‑Richtlinien ein.
Diese Vorgaben regeln, wer einladen darf, welche Informationen erforderlich sind und wie die Einladung technisch ausgelöst wird.
So wird sichergestellt, dass externe Personen nur dort Zugang erhalten, wo es organisationsweit erlaubt ist.
2. Klare Verantwortlichkeiten pro Gast
Jeder Gast wird einer verantwortlichen Person zugeordnet — typischerweise demjenigen, der die externe Zusammenarbeit initiiert hat.
Diese Person ist verantwortlich für:
- Sinnhaftigkeit des Zugriffs
- Kommunikation mit dem Gast
- Verlängerungen oder Entfernung
Damit gibt es keine „vergessenen“ Gäste mehr.
3. Vier‑Augen‑Prinzip vor Zugriff auf Teams und SharePoint
Bevor externe Benutzer in Teams oder SharePoint aufgenommen werden, erfolgt eine Genehmigung.
Dies stellt sicher, dass kein Gast unkontrolliert auf interne Dokumente, Kanäle oder Sites zugreifen kann.
4. Automatische Bereinigung inaktiver Gäste
Gäste, die Teams oder SharePoint über einen definierten Zeitraum nicht genutzt haben, werden automatisch entfernt.
So bleibt Entra ID sauber, und externe Zugriffe sind stets aktuell.
5. Gesteuerte Verlängerung von Gastzugriffen
Soll ein Gast weiterhin Zugang zu Teams oder SharePoint behalten, erfolgt die Verlängerung ausschliesslich über die verantwortliche Person.
Gäste bleiben nur aktiv, wenn sie tatsächlich gebraucht werden — nicht länger.
Warum klare Gastprozesse für Microsoft Teams & SharePoint unverzichtbar sind
Organisationen, die viel mit externen Partnern zusammenarbeiten, profitieren besonders:
- Höhere Sicherheit durch nachvollziehbare Zugriffswege
- Entlastete IT dank klarer Automatisierung
- Verantwortlichkeiten statt Wildwuchs
- Nachvollziehbares Berechtigungsmodell
- Saubere, gepflegte Teams‑ und SharePoint‑Umgebungen
Mit klar definierten Regeln für externe Benutzer bleibt die Zusammenarbeit sicher, strukturiert und effizient — sowohl technisch in Entra ID als auch operativ in Microsoft Teams und SharePoint.
Quellen (Microsoft Learn)
- Guest access in Microsoft Teams
- Secure external access to Microsoft Teams, SharePoint, and OneDrive with Microsoft Entra ID
- Overview of external sharing in SharePoint and OneDrive in Microsoft 365
- Use guest access and external access to collaborate with people outside your organization
- Microsoft 365 guest sharing settings reference
- Guests in the Microsoft 365 admin center