Damit Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, warum Teams oder Gäste in einer Microsoft 365 Umgebung existieren, verlangt Seamless für jedes dieser Assets eine klar definierte verantwortliche Person. Denn nur sie kann beurteilen, wofür ein Team oder Gastzugriff benötigt wird und wie dessen Lebenszyklus gesteuert werden soll.
Dieser Artikel erklärt die Rolle der verantwortlichen Person in Seamless, warum sie für Governance und Sicherheit unverzichtbar ist und wie sie im Arbeitsalltag genutzt wird.
Was bedeutet Verantwortung in Seamless?
In Seamless erfordert jedes Microsoft Team und jeder externe Gast eine zugewiesene verantwortliche Person. Sie übernimmt die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus und verwaltet diesen über die Seamless Self‑Service App.
Zu ihren Kernaufgaben gehören:
- Pflege und Aktualisierung von Team und Gastinformationen
- Sicherstellen von Compliance- und Governance‑Vorgaben
- Beheben von Richtlinienverstössen
Aufgaben der verantwortlichen Person
Über die Seamless App verwaltet die verantwortliche Person Teams und Gastzugriffe, nimmt Aktualisierungen vor und behebt Verstösse gegen Richtlinien.
Die verantwortliche Personen wird informiert, wenn:
- ein Team verlängert werden muss
- ein Team oder Gastzugriff gegen Vorgaben verstösst
- ein Gast seine Einladung nicht annimmt
- Pflichtangaben bei Gästen fehlen
- der Gastzugriff abläuft oder der Gast inaktiv wird
Wichtig: Die verantwortliche Person muss nicht mit den in Microsoft Teams eingetragenen Besitzern identisch sein.
Wie wird die verantwortliche Person bestimmt?
- Die Person, die ein Team erstellt oder einen Gast einlädt, bestimmt die verantwortliche Person.
- Wird niemand angegeben, wird automatisch der Ersteller bzw. Einladende eingesetzt.
- Die Verantwortlichkeit kann jederzeit über die Seamless App an eine andere Persion übertragen werden.
So bleibt jederzeit klar, wer für welches Asset verantwortlich ist – vollständig nachvollziehbar und auditierbar.
Wie Seamless die verantwortliche Person nutzt
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Transparenz
Anzeige der verantwortlichen Person bei jedem Team und Gast. -
Behandlung nicht angenommener Einladungen
Die verantwortliche Person erhält eine Erinnerung und kann die Einladung erneut senden. -
Erkennung inaktiver Gäste
Automatische Hinweise, wenn ein Gast über längere Zeit nicht aktiv ist. -
Automatische Ablauf‑ und Verlängerungsprozesse
Die verantwortliche Person entscheidet über Verlängerung oder Beendigung des Zugriffs. -
Einfache Übergabe der Verantwortung
Bei Projekt‑ oder Rollenwechsel lässt sich die Verantwortung reibungslos übertragen.
Fazit
Die verantwortliche Person ist der zentrale Punkt in Seamless. Sie steuert den gesamten Lebenszyklus ihrer Teams und Gäste in der Seamless App und dient der Organisation als klarer Ansprechpartner. Dadurch wird die IT deutlich entlastet und die Verantwortung liegt genau dort, wo sie hingehört: bei den Teams Benutzern.