Der Schweizerische Fussballverband (SFV) ist der älteste Fussballverband Europas und organisiert den nationalen Spielbetrieb in der Schweiz. Er vereint rund 1’400 Vereine und mehrere tausend Funktionärinnen und Funktionäre, die das Rückgrat des Schweizer Fussballs bilden. Als zentrale Organisation sorgt der SFV für klare Strukturen, moderne Infrastruktur und verlässliche Prozesse.
Die Herausforderung
Für tägliche Verbandsarbeit arbeitet der SFV mit mehreren hundert externen Personen zusammen – Funktionären, Schiedsrichtern, Verbandsvertretern und weiteren Partnern, die Zugriff auf Inhalte in Microsoft Teams und SharePoint benötigen.
Doch genau hier lag die Herausforderung: Viele dieser Personen meldeten sich nicht mit individuellen Adressen an, sondern mit geteilten Funktionspostfächern wie praesident@verein.ch. Dadurch war für die IT kaum noch nachvollziehbar:
- Wer diese Gäste eigentlich sind
- Welche Rolle sie innehaben
- Zu welchem Verein oder welcher Organisation sie gehören
- Wer intern für sie verantwortlich ist
Hinzu kam, dass der SFV bereits rund 2’000 Gäste im Tenant erfasst hatte, bevor Seamless eingeführt wurde. Die Übersicht zu behalten fiel schwer. Viele Einladungen wurden nie angenommen, andere Gäste waren schon lange inaktiv aber weiterhin im Verzeichnis vorhanden.
Die Lösung
Mit Seamless konnte der SFV erstmals volle Transparenz schaffen. Das Tool half, die bestehenden Gastkonten in klare Kategorien zu unterteilen:
- aktive Gäste
- inaktive Gäste
- veraltete Einladungen
Damit erhielt die IT sofort eine belastbare Grundlage für die Bereinigung des Tenants.
Doch selbst nach der ersten Aufräumphase blieben weit über 1’000 Gäste übrig, bei denen Informationen wie Vorname, Name, Verein, Rolle oder verantwortliche Person fehlten.
Hier kam eine entscheidende Funktion von Seamless ins Spiel: Einladung des Gasts zur selbstständigen Aktualisierung seiner Gastinformationen im Seamless Gäste Portal. Damit wurden alle Gäste per Mausklick eingeladen und konnten ihre Angaben selbstständig ergänzen oder korrigieren. So konnten fehlende oder veraltete Daten verlässlich und effizient nacherfasst werden – ohne manuelle Rückfragen und ohne Eingriffe der IT.
Der Nutzen
Nach der Datenbereinigung sorgen jetzt die Governance & Lifecycle Policies von Seamless dafür, dass der SFV dauerhaft den Überblick behält:
- Gäste, die länger nicht aktiv sind, werden automatisch deaktiviert oder entfernt.
- Personen, die auf Anfragen nicht reagieren, werden regelbasiert offboarded.
- Alle relevanten Attribute bleiben vollständig und aktuell.
Damit verfügt der SFV heute über eine stabile, transparente und sichere Gästestruktur, die den operativen Alltag massiv erleichtert.
Das Ergebnis
Dank Seamless weiss der SFV nun jederzeit:
- wer Zugriff auf Microsoft 365 Ressourcen hat
- warum diese Personen Zugriff benötigen
- welcher Verein hinter den Gastkonten steht
- wer intern verantwortlich ist
Der Verband hat die Kontrolle über seine Gäste zurückgewonnen und sorgt mit den automatisierten Governance und Lifecycle Policies von Seamless dafür, dass es auch so bleibt.
„Mit Seamless konnten wir endlich Transparenz über unsere grosse Anzahl an externen Gästen herstellen. Für uns als Verband mit hunderten externen Funktionären ist das ein enormer Gewinn an Sicherheit und Effizienz.“
Marc Rauber, Leiter ICT Operations & Services SFV