itnetX noch erfolgreicher im Projektmanagement

Einheitliche Sales- und Projektabläufe mit Seamless für CRM-Online und Office 365

itnetX vereinheitlicht die Abläufe im Projektmanagement dank Seamless

Der Schweizer Microsoft Elite Partner itnetX will Abläufe von der Akquise bis zur Projektarbeit vereinheitlichen. Zudem sollten die Mitarbeitenden besser über Neuigkeiten im Betrieb informiert werden. AskMeWhy entwickelte hierzu auf Basis ihrer Software Seamless eine Schnittstelle zur bestehenden Software Dynamics CRM Online. So können Projektleiter nun standardisierte Projekträume eröffnen, Berechtigungen erteilen und Benutzer einladen. Zudem werden die Mitarbeitenden auf der übersichtlichen Startseite über Neuigkeiten im Unternehmen informiert und erhalten einen Überblick über ihre laufenden Projekte.
Fokus
Konzeption
Architektur
Software Entwicklung
Betrieb
Jahr
2018
Industrie
IT Dienstleistungen
Technologie
Azure
Office365
CRM Dynamics
Seamless

Die Ausgangssituation

Als Schweizer Elite Partner von Microsoft arbeitet itnetX stets mit den modernsten online Tools von Microsoft, wie Teams, Groups und Yammer. Z.T. geben diese Werkzeuge jedoch im Projektmanagement zu wenig klare Strukturen vor. Deshalb suchten die Verantwortlichen von itnetX eine Lösung für die strukturierte Ablage und Aufbewahrung von Dokumenten. Für die Verwaltung ihrer Projekt-, Kunden-, und Lieferantendaten setzt itnetX Dynamics CRM Online ein. Deshalb bestand die Vorgabe darin, dass über eine Schnittstelle vorkonfigurierte Arbeitsräume erstellt werden können, die die Arbeitsweise in Projekten unterstützen, z.B. mit vorgefertigten Ordnerstrukturen oder Datenablagen für verschiedene Rollen im System (öffentliche vs. vertrauliche Dokumente). Zudem sollten die Mitarbeiter auf der Startseite über News im Unternehmen informiert werden.

Die Lösung

Zunächst wurden mit verschiedenen Workshops die Bedürfnisse im Unternehmen ermittelt. Auf dieser Basis wurde eine generische Schnittstelle zwischen Dynamics CRM Online und Seamless, der Projektlösung von AskMeWhy, entwickelt. Dadurch werden in Seamless Kunden, Projekte und Lieferanten direkt über die Schnittstelle eröffnet und aktualisiert. Zudem können die Projektleiter über den Seamless Wizard mittels Self-Service neue Workspaces eröffnen. Diese übernehmen die Berechtigungen direkt aus dem CRM und enthalten vorgefertigte, zentral definierte Ordner- und Filestrukturen. Der jeweilige Owner eines Arbeitsraumes definiert pro Projekt externe und interne Mitarbeitende, Zugriff auf vertrauliche Informationen und projektrelevante Werkzeuge. Dies führt zu einheitlichen Standards für interne und externe Projekte.

Das Resultat

Durch die Einführung von standardisierten Projekträumen sind die Organisation von Daten und Projekten, sowie die Zusammenarbeit in den einzelnen Abteilungen stärker strukturiert. Zudem sind die Abläufe von der Akquise bis zur Projektarbeit einheitlich, was es den Mitarbeitenden erleichtert, sich in verschiedenen Projekträumen zu orientieren. Sämtliche Informationen befinden sich an einem zentralen Ort, wobei das führende System im Betrieb das bereits eingesetzte CRM bleibt. Dank der Flexibilität von Seamless und seinen Self-Service-Funktionen können Projektteams schnell und unkompliziert mit der inhaltlichen Projektarbeit beginnen, ohne die IT zu belasten. Und mit der übersichtlichen Seamless Startseite, dem Single-Point-of-Entry für Projekte, sind die Mitarbeiter stets über Neuigkeiten im Betrieb informiert. Gleichzeitig haben Teams jederzeit den Überblick über den Status der laufenden Projekte, kombiniert mit den modernsten Werkzeugen für die tägliche Projekt- und Teamarbeit.

Wohin als nächstes?

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