Modernes Teamwork in der digitalen Arbeitswelt

Die Mobiliar arbeitet mit standardisierten Teamspaces als SharePoint Projektmanagement Plattform

Modernes SharePoint Projektmanagement mit den Teamspaces von AskMeWhy

Die Mobiliar will die Projektzusammenarbeit mit digitalen Werkzeugen fördern. Durch die Einführung von SharePoint 2016 im Rahmen der Initiative work@mobi schafft die Mobiliar die notwendigen Grundlagen für moderne Zusammenarbeit in Projekten und Teams. Unsere Projektlösung Seamless, auf welcher die TeamSpaces der Mobiliar aufsetzen, vereinfacht durch ihre benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche die Arbeit mit SharePoint. Seamless-TeamSpaces vereinen ein kohärentes Set von SharePoint-Funktionen für die Zusammenarbeit und dienen als Single-Point-of-Entry für die Projektarbeit, der die tägliche Arbeit vereinfacht.
Fokus
Konzeption
Architektur
Software Entwicklung
Betrieb
Jahr
2017
Industrie
Finanzdienstleister und Versicherer
Technologie
SharePoint Online
Office 365
Azure

Die Ausgangssituation

2016 hat die Mobiliar SharePoint zur Nutzung von OneNote im Unternehmen eingeführt. Um das Potential der Collaboration Plattform weiter auszubauen, sollte im nächsten Schritt modernes Projektmanagement und die Projektarbeit mit SharePoint unterstützt werden. 

Projektteams und Partner arbeiten zunehmend standortübergreifend. Infolge stiegen die Anforderungen an Geschwindigkeit, Mobilität und Usability einer Projektplattform. Die bisherige Projektablage auf Basis von Netzwerk-Ablagen wies diverse Defizite auf: Befragungen der Stakeholder zeigten unter anderem insbesondere fehlende Versionierung, Volltextsuche, Workflow-Unterstützung und Kollaborations-Funktionalitäten als grösste Mängel. 

Ziel war es, durch den Einsatz von SharePoint-Projekträumen diese Anforderungen an die moderne Projektarbeit sowie das Arbeiten mit Dokumenten über räumliche Distanzen zu überbrücken.

Die Lösung

Auf Basis unserer Projektlösung für Office 365 und SharePoint «Seamless» entwickelten wir für die Mobiliar eine individuelle Lösung zur Bearbeitung der jährlich rund 400 Projekte. In einer Pilotphase wurde die Anwendung auf ihre Praxistauglichkeit und ihren Mehrwert geprüft.  

Wichtig waren neben der hohen Benutzerfreundlichkeit der Lösung auch die Abbildung der bestehenden Organisation und der Abläufe in der Projekt- und Teamarbeit. Ein Wizard unterstützt das Einrichten standardisierter Projektstrukturen, Projekt- und Team-Arbeitsräume. Dabei bestimmen die Verantwortlichen neben Sichtbarkeit und Status des Arbeitsraumes auch die Beziehung zu bestehenden Arbeitsräumen. Weiterhin wählen sie die Werkzeuge für die Zusammenarbeit und berechtigen die Team-Mitglieder. Öffentliche Dokumente im Arbeitsraum können durch das ganze Projektteam bearbeitet werden, vertrauliche Dokumente nur durch die Berechtigten.

Das Resultat

Mit den TeamSpaces basierend auf Seamless von AskMeWhy verfügt die Mobiliar heute über eine zentrale Projektplattform, welche die Zusammenarbeit in Projekten und Teams vereinfacht. Sie bietet alle Werkzeuge für die Projektarbeit und integriert u.a. Projektinformationen, Dokumente, Termine und Kontakte. Mittels «Self-Service» werden neue Projekträume schnell und einfach erstellt und die Mitarbeiter können umgehend mit der inhaltlichen Arbeit loslegen. Zudem können die Projektleiter selbstständig die Projektinformationen sowie die Zugriffsrechte im Arbeitsraum pflegen. 

Die TeamSpaces sind der «Single-Point-of-Entry» in die Teamarbeit mit modernen Werkzeugen und standardisierten Abläufen. So können sich die Projektteams jederzeit einen Überblick über den Arbeitsstatus verschaffen oder Dokumente bearbeiten. Durch die leichtfüssige Zusammenarbeit im Team können Projekte der Mobiliar nun noch effizienter umgesetzt werden.

Wohin als nächstes?

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